1. Общие положения

 

1.1.     Положение об архиве Улан-Удэнского гарнизонного военного суда (далее- Архив суда) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Росархива от 11.04.2018 № 42.

1.2.  Архив суда создается на правах подразделения в составе общего отдела Улан-Удэнского гарнизонного военного суда (далее- военного суда), осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда военного суда, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности военного суда, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архив 2-го Восточного окружного военного суда, источником комплектования которого выступает Улан-Удэнский гарнизонный военный суд.

1.3. В Улан-Удэнском гарнизонном военном суде разрабатывается положение об архиве суда, которое подлежит согласованию экспертной комиссией военного суда на предмет соответствия его Примерному положению, утвержденному приказом Росархива от 11.04.2018 № 42, с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве суда.

После согласования положение об архиве суда утверждается председателем Улан-Удэнского  гарнизонного военного суда.

1.4. В своей работе архив суда руководствуется законодательством Российской Федерации об архивном деле, о судебной системе в Российской Федерации, Инструкцией по делопроизводству в военных судах, утвержденной приказом СД при ВС РФ от 09.10.2014 г. № 219,  Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах РФ, утвержденным приказом МО РФ от 31 августа 2005 г. № 200, Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом СД при ВС РФ от 19.03.2019 № 56 и другими нормативными, методическими и распорядительными документами СД при ВС РФ, настоящим Положением, указаниями председателя Улан-Удэнского гарнизонного военного суда.

1.5. Общее руководство и контроль за деятельностью архива осуществляет председатель суда. Организует работу архива – ведущий специалист суда.

1.6. Архив суда размещается в помещении, соответствующем установленным санитарным, противопожарным и техническим требованиям для обеспечения надлежащего режима хранения документов, как на бумажной основе, так и на других носителях и работы сотрудников.

2. Состав документов Архива суда

 

2.1. Архив суда хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу и электронные документы;

в) фонд пользования архива, в том числе электронный;

б) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива суда.

 

3. Задачи Архива суда

 

К задачам Архива суда относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2. Комплектование Архива суда документами, образовавшимися в деятельности Улан-Удэнского гарнизонного военного суда.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда на постоянное хранение в архив 2-го Восточного окружного военного суда.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел работниками Улан-Удэнского гарнизонного военного суда и своевременной передачей их в Архив суда.

 

4. Функции Архива суда

 

Архив суда осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности военного суда.

4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве суда.

4.3. Представляет во 2-й Восточный окружной военный суд учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве суда документов.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив суда, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Улан-удэнского гарнизонного военного суда.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии военного суда проекты описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; проекты перечней объектов, проблем, техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение.

б) на утверждение председателю военного суда документы, указанные в « настоящего пункта, после их утверждения ЭК суда.

4.6. Организует передачу документов архивного фонда на постоянное хранение в архив 2-го Восточного окружного военного суда.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве суда в целях отбора документов для включения в состав архивного фонда 2-го Восточного окружного военного суда, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве суда.

4.9. Организует информирование руководства и работников военного суда о составе и содержании документов Архива суда.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Организует выдачу документов и дел работникам суда для работы во временное пользование.

4.12. Исполняет запросы граждан и организаций, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.13. Ведет учет использования документов Архива суда.

4.14. Создает фонд пользования Архива суда и организует его использование.

4.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива суда.

4.16. Участвует в разработке документов военного суда по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства военного суда в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) работникам военного суда в подготовке документов к передаче в Архив суда.

 

5. Права Архива суда

 

Архив суда имеет право:

5.1. Представлять руководству суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве суда.

5.2. Запрашивать у работников суда сведения, необходимые для работы Архива суда.

5.3. Давать рекомендации работникам суда по вопросам, относящимся к компетенции Архива суда.

5.4. Информировать работников суда о необходимости  своевременной передачи документов в Архив суда.

5.5. Участвовать в мероприятиях по повышению квалификации работников архива.

5.6. При обнаружении недостатков в формировании и оформлении дел не принимать дела от ответственных за делопроизводство работников до устранения замечаний.